Rescue probeerde plannen meermaals te verbeteren

VLISSINGEN - De organisatie van Rescue Vlissingen heeft de afgelopen maanden op meerdere momenten geprobeerd om zaken op orde te krijgen voor haar vergunningsaanvraag. Dat is op te maken uit de stukken die de organisatie van het evenement dinsdagavond naar buiten heeft gebracht. Volgens Rescue Vlissingen is er echter op meerdere momenten wrijving geweest tussen de betrokken partijen en heeft een kritisch politierapport naar aanleiding van de 2018-editie meegespeeld bij de besluitvorming terwijl er ook een officiéle evaluatie was die sprak van een succesvol evenement.

Maandagavond maakte de gemeente Vlissingen middels een persbericht bekend dat Rescue Vlissingen niet door mocht gaan op 17 augustus. De reden: De hulpdiensten, verenigd in de Taakgroep Grote Evenementen van de Veiligheidsregio Zeeland, brachten unaniem een negatief advies uit vanwege “ontbrekende gegevens die nodig waren voor een inhoudelijke behandeling van de vergunningsaanvraag”. Expliciet vermeldde de gemeente dat het ging om “belangrijke veiligheidsaspecten”. De organisatie liet hierop weten “enorm verrast en verbaasd” te zijn over de inhoud van het persbericht en zich niet te herkennen in de inhoud. Vanavond maakte de organisatie verschillende documenten openbaar, naar eigen zeggen om “volledige openheid van zaken te geven”.

De documenten geven inzicht in de plannen rond onder meer communicatie en veiligheid. Ook geven ze een inkijkje in de overleggen die de afgelopen maanden plaatsvonden met de instanties. Hieruit komt naar voren dat deze niet altijd even soepel verliepen. Zo zijn bij een wethouder zorgen geuit over de gebrekkige samenwerking met de gemeente en zou volgens de organisatie een aanwezige politieagent nog voor de start van één van de vergaderingen hebben gezegd dat hij direct weer zou vertrekken als de sfeer “hetzelfde zou zijn als de vorige keer”. Na de bewuste vergadering vond vervolgens een gesprek plaats met de burgemeester, een wethouder en de gemeentelijke evenementencoördinator. Het plan werd opgevat een verzoeningsgesprek te laten plaatsvinden maar dit is er uiteindelijk niet van gekomen.

Crowdcontrol
Alhoewel niet tot in detail duidelijk is waarom bepaalde plannen onvoldoende waren om een vergunningaanvraag te kunnen verstrekken, zijn de afgelopen dagen wel meerdere punten bekendgemaakt die hierin hebben meegespeeld. De Vlissingse burgemeester Van den Tillaar heeft namelijk gesteld dat de editie 2018 achteraf gezien eigenlijk té druk was en dat daarom verbeteringen nodig waren op het gebied van ‘crowdcontrol’: het in goede banen van de grote bezoekersstroom naar het evenement. Volgens de burgemeester was onder meer op dit vlak niet alles in orde.

De drukte tijdens het evenement punt blijkt ook te worden aangehaald in het document 'Risico Advies Rescue Vlissingen' dat is opgesteld door een politiemedewerker en dat door de organisatie van Rescue Vlissingen wordt bestempeld als een 'intern rapport naar aanleiding van een cursus'. Volgens Rescue Vlissingen is het rapport ook als zodanig geoormerkt tijdens een vergadering van de projectgroep grote evenementen Vlissingen op 7 januari 2020 maar lijkt het wel te hebben meegespeeld in de recente besluitvorming. Tijdens een vergadering op 19 mei zijn volgens Rescue Vlissingen namelijk meerdere verbeterpunten ter tafel gebracht die helemaal niet in de officiële evaluatie (2018) van de werkgroep stonden maar die wel werden genoemd in het advies. Tijdens deze vergadering werd volgens Rescue Vlissingen al aangegeven dat “op grond van de evaluatie van politie en de op dat moment aangeleverde stukken een negatief advies uitgebracht zou worden ten aanzien van de vergunningverlening”. Dat er iets speelde op dit vlak, was dus al enige tijd duidelijk, zo komt nu naar voren.

De evaluatie van de werkgroep is overigens minder uitgebreid dan het advies van de politiemedewerker. Het gaat ook niet al te gedetailleerd in op wat er tijdens een nieuwe editie van het evenement precies zou moeten verbeteren. Wel staan enkele aanbevelingen vermeld. Zo wordt gesteld dat de toename van het aantal bezoekers naar het event heeft aangetoond dat “het voor volgende edities van belang is om vooraf op een andere manier te kijken naar crowdmanagement en -control en wat dit voor Rescue Vlissingen betekent”. Het Risico Advies is zogezegd concreter: “Bezoekersstromen worden niet gestuurd, niet gemonitord en niet begeleid. Er worden geen tellingen bijgehouden. Er is geen beeld wanneer het terrein te vol is en wat dan de acties zijn die uitgezet moeten worden. Er is geen “vol = vol “ scenario. Er is niet nagedacht over de inrichting van het terrein. Het is onbekend hoeveel bezoekers dit evenement trekt. De calamiteitenroute en bezoekersstromen kruisen elkaar c.q. lopen over zelfde route.”

Tekst gaat verder onder advertentie

Camera’s
In het Risico Advies aangedragen oplossingen zijn onder andere het regelen van een deskundige op het gebied van crowdmanagement en -control en het plaatsen van camera's. Ook zou fysiek toezicht moeten worden geregeld om de drukte goed te kunnen monitoren en waar nodig bij te kunnen sturen. Uit het veiligheidsplan 2022 van Rescue Vlissingen is op te maken dat is de ‘publieksdichtheid’ dit jaar inderdaad zou worden gemonitord met camera's en dat hiervoor ook stewards zouden worden ingezet. Verder werd een communicatieplan opgesteld waarin onder meer is opgenomen hoe de omroepinstallatie gebruikt zou kunnen worden om het publiek te sturen. Dit middels reeds voorbereide boodschappen. Allerlei scenario’s zijn hiervoor uitgewerkt: van een mededeling voor tijdens een heftige regenbui tot één bij een dreiging van terrorisme. Uit de stukken van Rescue Vlissingen is op te maken dat zowel de politie als de veiligheidsregio niet inhoudelijk op het communicatieplan hebben gereageerd. “Het ziet er naar uit dat niemand van de hulpdiensten inhoudelijk naar dit plan gekeken heeft”, zo stelt de organisatie.

Kaarten
Tijdens het evalueren van de editie 2018 werd als verbeterpunt genoemd dat voortaan een gedetailleerde inrichtingstekening als vergunningsvoorwaarde gesteld zou kunnen worden opgenomen. Burgemeester Van den Tillaar noemde dinsdag bij Omroep Zeeland het niet voldoen van de evenemententekeningen één van de zaken die heeft geleid tot het niet verder in behandeling nemen van de vergunningsaanvraag. Rescue Vlissingen stelt twee tekeningen te hebben aangeleverd: één detailtekening met hierop het gehele evenemententerrein en één voor de 'mobiliteit'. Beide tekeningen zijn nu ook gedeeld met de pers. Op de eerste kaart staan onder meer de locaties van de verschillende deelnemende diensten en de helikopterlandingsplaatsen. Op deze tweede tekening staan onder andere de noodroutes voor redvoertuigen, reguliere verkeersroutes, parkeerterreinen en de locaties waar verkeersregelaars zouden moeten komen te staan.

Uit correspondentie die Rescue Vlissingen openbaar heeft gemaakt, komt naar voren dat op 12 juli door de brandweer diverse vragen zijn gesteld, onder meer ook naar aanleiding van de tekening van het evenemententerrein. “De tekening is dermate onduidelijk dat het mij niet duidelijk is hoe ik daar met brandweerheden over kan in geval van een calamiteit. Ik zie ook niet staan welke breedten gehandhaafd worden voor doorgangen voor inzetten vanuit de brandweer. Er wordt wel benoemd voor hulpverleners maar wat betekent dat in uitvoering? Hoe we opgevangen worden en wat de organisatie doet om de toeschouwers weg te houden, zodat zij weten dat het geen demo is”, zo valt te lezen in een door de organisatie gekopieerde e-mail. Rescue Vlissingen heeft naar eigen zeggen geantwoord dat er bij een operationele inzet van de hulpdiensten wordt afgestemd met de veiligheidscoördinator en dat deze indien nodig de afgesproken calamiteitendoorgang vrijgeeft. Het publiek zou moeten worden geïnformeerd via de omroepinstallatie en indien nodig worden weggeleid door stewards/organisatiemedewerkers.

Medisch plan
Een ander punt dat Van den Tillaar heeft aangehaald, is het medisch plan. Dit zou tekort schieten. Bij de negen door Rescue Vlissingen vrijgegeven documenten zit een zorgplan dat is opgesteld door de evenementenzorg van het Witte Kruis. In het 28 pagina's tellende document staat onder meer informatie over het aantal EHBO'ers en ambulanceverpleegkundigen, de aanwezige calamiteitendoorgangen, de uitrusting van zorgposten en protocollen over hoe te handelen bij medische problemen als gevolg van eventuele hitte. In hoeverre het hiermee voldoet aan de eisen van de taakgroep, is onduidelijk omdat details hierover ontbreken.

Ontruiming
In het eerder genoemde Risico Advies werd ook kritisch gekeken naar wat er zou gebeuren mocht het evenemententerrein ontruimd moeten worden. Volgens de opsteller zouden in zo’n geval de bezoekers het terrein via de reguliere ingangen het terrein moeten verlaten. Hierdoor zou sprake kunnen zijn van onvoldoende doorstroming. De brandweer heeft ook kritisch gekeken naar de ontruimingsmogelijkheden, zo valt op te maken uit de documentatie van Rescue Vlissingen. Eerder deze maand heeft de brandweer namelijk aangegeven dat de door de organisatie gebruikte ontruimingssnelheid niet voldeed aan de geldende normen. Hierop heeft Rescue Vlissingen haar plannen aangepast en een nieuwe rekensom gemaakt. Een evenemententerrein moet namelijk binnen 8 minuten volledig ontruimd kunnen worden. Uit de berekening van Rescue Vlissingen is op te maken dat dat hier het geval zou zijn tot een maximaal aantal van 87.660 bezoekers. In haar veiligheidsplan gaat de organisatie uit van maximaal 40.000 gelijktijdige bezoekers. Er zou dus een ruime marge moeten zijn.

Onverwachts
Naast het punt met betrekking tot de ontruiming zijn door Rescue Vlissingen op verschillende momenten ook andere aanpassingen gedaan, zo is op te maken uit de vrijgegeven stukken. Volgens de organisatie bleek op woensdag 20 juli echter onverwachts dat deze alsnog onvoldoende waren voor de vergunningverlening. “Gezien het feit dat er een agenda was en een actiepuntenlijstje was de gedachte dat dit een extra overleg zou zijn om de laatste puntjes op i te zetten. Nadat iedereen aanwezig was pakten een aantal deelnemers hun spullen en verlieten de vergadering. (…) Als uiteindelijk het gezelschap terug keert in de vergaderruimte, wordt mij te kennen gegeven dat op grond van de aangeleverde stukken een negatief advies wordt afgegeven ten aanzien van de vergunningverlening. Met grote verbazing heb ik gevraagd of er over gesproken kon worden of dat er nog iets gerepareerd kon worden, maar hierop werd alleen zwijgend gereageerd. Omdat er niets meer te bespreken viel heb ik het overleg verlaten zonder een laatste update te kunnen geven van onze laatste acties en wijzigingen in de plannen. Na afloop heb ik gebeld met de burgemeester om hem op de hoogte te brengen. In de middag ben ik door hem teruggebeld met de mededeling dat hij het advies zou opvolgen en op grond van het negatieve advies geen vergunning kon afgeven”, zo schrijft voorzitter Bert Trommelen in een verslag.

Na de vergadering op woensdag zijn donderdag alle definitieve stukken door Rescue Vlissingen ingediend. Volgens de organisatie zou namelijk eerder zijn overeengekomen dat deze voor vrijdag 22 juli ingediend moesten worden. Rescue Vlissingen zegt dat de stukken in ieder geval op tijd binnen waren en dat de ontvangst ervan ook is bevestigd. De organisatie zegt ook dat ze ervan overtuigd is dat ze voldoet aan alle eisen die de gemeente stelt en dat men nog steeds denkt het evenement in goed overleg te kunnen organiseren. Burgemeester Van den Tillaar zei vanochtend bij Omroep Zeeland niets liever te willen dan dat het evenement door zou gaan. Tegelijkertijd gaf hij ook aan dit niet meer te zien goedkomen.